Procédure Export - Montrouge

Table des matières

• 1. Prérequis
• 2. Configuration initiale
• 3. Processus d'export
• 4. Points de contrôle
• 5. Consolidation

1. Prérequis

Configuration système

• ✓ Les factures sont masquées en Front Office
• ✓ Accès aux interfaces d'administration
• ✓ Droits suffisants pour la gestion des exports

Documentation associée

• Guide Code Tiers
• Guide Imputations

2. Configuration initiale

Codes Tiers

1. Saisie obligatoire dans la fiche Contact
2. Vérification possible via la liste des contacts
3. Filtrage et tri disponibles pour faciliter le contrôle

Nouvelles programmations / souscriptions : Clés de ventilation

• 6 clés (de ventilation) spécifiques configurées
• Valeurs par défaut pré-remplies (jeu de test)  pré-affectées aux programmations pour gagner du temps
• Les valeurs devront être saisies/complétées par Montrouge et assignées à chaque programmation.

Système d'imputation

• Mode automatique activé par défaut
• Recherche et affectation automatique des montants : il va prioriser les paniers et les souscriptions avec un début d'imputation.
• ⚠️ Important : Remise à zéro de l'imputation sur les paiements concernés en cas d'annulation de souscription. (Système ne gère pas les modifications d'activités dans la fiche famille)

L'export comptable est basé sur les imputations pour avoir la donnée la plus fiable possible (Les imputations et l'édition comptable ne font pas bon ménage (ne pas modifier les montants à annuler à la baisse), c'est un point de vigilance).

3. Processus d'export

Seuls les journaux contacts (pour les tiers) et ventes (pour la facturation) seront utilisés (banques ne donnera qu'un fichier vide)

Journaux d'exports concernés

Étape 1 : Préparation (A vérifier avant l'export par vos soins)

1. Vérifier les codes Tiers (sur les conctacts)
2. Contrôler la présence des 6 clés de ventilation sur les souscriptions (Programmation, produit divers)
3. Créer et valider les bordereaux Trésor Public (Un bordereau par échéance). Les paiements TP vont passer en statut "Payé" dans ANI.
   • URL : https://espacecoluccimontrouge.aniapp.fr/admin/slips/

Étape 2 : Vérification des imputations

1. Accéder à la liste : https://espacecoluccimontrouge.aniapp.fr/admin/registration_imputes
2. Contrôler et corriger (se rendre les paiements concernés pour corriger les imputations):
   • Factures complètes → montants totalement imputés par rapport au montant de la souscription

• Factures arrêtées → il ne doit y avoir aucune imputation. Si c'est le cas il faut aller sur les paiements concernés et les imputer sur les souscriptions complètes.

Étape 3 : Vérification via l'export 

• Se rendre dans Export ANI et exporter "Imputations" : https://montrouge-testing.aniapp.net/admin/ani_exports
• Filter avec les éléments suivants : 
  • Méthode de paiement "Trésor public"
  • Référence de paiement : pour traiter l'échéance annuelle + 1er trimestre, ensuite 2nd trimestre, puis 3e trimestre. 
  • Colonne date d'arrêter (désélectionner vide) : permet de voir les imputations sur des inscriptions arrêtées.
• Régularisation avec Produit divers : https://assistance.aniapp.fr/a/solutions/articles/101000544866 

4. Points de contrôle

Avant export

•  Codes Tiers complets
•  Clés de ventilation affectées
•  Bordereaux validés
•  Imputations vérifiées

5. Consolidation

⚠️ Points d'attention

1. Action irréversible
2. Fige définitivement le lien paiement/souscription
3. Annulation impossible après consolidation

Réaliser la consolidation https://assistance.aniapp.fr/support/solutions/articles/101000413843-6-imputations:

Procédure de sécurité concernant l'export Ventes

1. Effectuer une Prévisualisation obligatoire
2. Seul les paiements imputés à des factures complètes ressortent dans l'export.
3. Vérifier lignes d'export
4. En cas de non respect des pré-requis, certaines lignes ne sortiront pas et ne pourront plus être exportées (car marquées comme exportées).