Comment configurer la liste d'attente automatisée ?

Comment activer la gestion automatique de la liste d’attente ?

La gestion automatique de la liste d’attente permet d’envoyer automatiquement une proposition lorsqu’une place se libère.

Pour l’activer, rendez-vous dans : Paramètres > Généraux > Mon Organisation

Étapes

1. Repérez la section Liste d’attente automatique.
2. Cochez la case à cocher Automatisation de la liste d’attente pour activer la fonctionnalité.
3. Dans le champ Durée de validité des offres de liste d’attente (heures), saisissez le nombre d’heures pendant lesquelles une proposition de place doit rester valable.
4. Cliquez sur le bouton Modifier les paramètres généraux pour enregistrer.

Exemple

Si vous indiquez 1, la proposition envoyée depuis la liste d’attente restera valide pendant 1 heure.

Au-delà de ce délai, elle expirera automatiquement.

Conseil

Choisissez une durée adaptée à votre organisation :

• Durée courte : pour attribuer rapidement les places disponibles.
• Durée plus longue : pour laisser davantage de temps aux familles pour répondre.

Est-il possible de désactiver l’appel à la liste d’attente sur une ou plusieurs programmations ?

Oui, il est possible de désactiver l’appel à la liste d’attente sur une ou plusieurs programmations.

Cette option se règle directement dans la fiche de chaque programmation concernée.

Rendez-vous dans :

Paramètres > Offres > Programmations

Capture d’écran : option d’automatisation de la liste d’attente dans une programmation

Étapes

1. Ouvrez la fiche de la programmation concernée.
2. Repérez le bloc Code d’inscription.
3. Dans ce bloc, repérez la case à cocher Automatisation de la liste d’attente.
4. Décochez cette case pour désactiver l’appel à la liste d’attente sur cette programmation.
5. Enregistrez ensuite les modifications sur la fiche.

À retenir

• Si la case Automatisation de la liste d’attente est cochée, l’appel à la liste d’attente est activé pour la programmation.
• Si la case Automatisation de la liste d’attente est décochée, l’appel à la liste d’attente est désactivé pour la programmation.
• Pour désactiver l’option sur plusieurs programmations : Comment désactiver la liste d’attente automatisée pour une saison ?

Comment fonctionne le système de liste d’attente automatique ?

Lorsqu’une programmation est complète, les usagers ont la possibilité de s’inscrire sur la liste d’attente automatique.

Cas 1 : 

Dès qu’une place se libère (en cas d'annulation d'une des inscriptions à cette programmation), le système envoie automatiquement un email aux usagers inscrits sur la liste d’attente, en respectant l’ordre chronologique d’inscription.

Cas 2 : 

Si une place est ajoutée dans le nombre de places disponibles sur la programmation, celle-ci est disponible pour tous 

Tous les quarts d'heures fixes (Ex : 17h15, 30, 45, 00), le système vérifie le nombre de places disponibles et les propose alors aux personnes en liste d'attente. Une fois la proposition émise par le système, la place est bloquée aux personnes ayant reçu le mail pour s'inscrire. 

Exemple de mail : 

Les usagers contactés disposent alors du délai de réponse défini dans les paramètres pour s’inscrire à la programmation, via le lien reçu par email.

Lorsque la liste d’attente automatique est activée, les places redevenues disponibles ne sont plus visibles sur le front pour les autres usagers tant qu’elles sont proposées via ce système.

Le système se poursuit tant qu'une place est disponible et qu'il y a une ou des personnes en liste d'attente.

Il fonctionne pour les programmations qui sont encore en cours (date de fin non dépassée) et pour les saisons en cours.